Le principe : valable tant que la situation n’a pas changé
L’article L. 721-2 CCH ne prévoit aucune date de péremption. Il demande que les informations financières soient à jour de celles présentées à la dernière assemblée générale annuelle d’approbation des comptes avant la signature de la promesse. Un pré-état daté devient donc inexact le jour où la situation qu’il décrit change. Plutôt que « de quand date-t-il ? », demandez-vous « que s’est-il passé depuis ? ».
Les événements qui rendent le document obsolète
| Événement | Effet sur le document | Action |
|---|---|---|
| Assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) | Budget, travaux votés, répartition des charges : potentiellement tout change | Refaire le document |
| Nouvel appel de fonds | Le solde et les provisions de la rubrique « Situation financière » changent | Mettre à jour la section financière |
| Vote de travaux en AGE | Une future dépense importante doit figurer, même si l’appel n’est pas encore émis | Refaire ou compléter |
| Régularisation de vos propres impayés | Le solde débiteur mentionné n’est plus exact | Mettre à jour la section financière |
| Changement de syndic | Aucun effet sur les chiffres, mais les documents sources changent de format | Vérifier les pièces jointes |
À l’inverse, si votre copropriété n’a pas tenu d’AG depuis la production du document et qu’aucun nouvel appel de fonds n’est tombé, un pré-état daté de six mois reste exact. C’est rare (une AG se tient au moins une fois par an), mais ça arrive pour une vente lancée juste après l’assemblée annuelle.
Le piège du calendrier de vente
Cas fréquent : le document est produit en janvier, le compromis signé en février, et l’acquéreur obtient son prêt en mai, après l’AG annuelle de mars. Le document remis à la promesse date donc d’avant l’AG. Ce n’est pas une faute : votre pré-état daté doit être exact à sa date de remise, et à l’acte authentique, c’est l’état daté du syndic qui fait foi avec la situation actualisée. Si une AG se tient entre les deux, informez l’acquéreur par écrit des décisions votées (les travaux surtout) et remettez-lui un document mis à jour.
Comment anticiper
- Produisez le document juste avant la mise en vente, pas des mois avant : il restera exact plus longtemps pendant les visites et la négociation.
- Repérez la date de votre AG annuelle. Si elle tombe entre la promesse et l’acte authentique (c’est courant au printemps), prévoyez dès le départ de mettre le document à jour.
- Gardez vos PDF sources. Refaire le document après une AG prend quelques minutes si vous avez déjà le PV et le nouvel appel de fonds sous la main.
- Gardez une trace de la date de remise. Le délai de rétractation de l’acquéreur ne court pas tant que le document n’a pas été remis (art. L. 721-3 CCH) : conservez la preuve de la date dans votre dossier.
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